IPEX Group Openings is hiring a Remote Coordonnateur - Programmes d'incitation/Coordinator- Incentive Programs

IPEX est l’un des principaux fournisseurs de systèmes intégrés de tuyauteries thermoplastiques en Amérique du Nord. Nous avons pour mission de bâtir un avenir meilleur en connectant les gens avec l’eau et l’énergie.

Nous avons actuellement une excellente opportunité en tant que coordonnateur(trice) des programmes d’incitatifs. Ce rôle est basé à notre bureau de Verdun, Montréal, et relève du (de la) superviseur(e) de la comptabilité pour les programmes d’incitatifs pour les clients.

Ne manquez pas l’opportunité de joindre une grande famille de professionnels centrée sur les gens, leaders à l’esprit agile, entrepreneurs dans l’âme qui aiment défier le statu quo.

Description du poste

En tant qu’administrateur(trice) de contrats, vous contribuerez à garder les coordonnées des clients à jour et apporterez votre soutien dans les propositions de remise. De plus, vous assurerez que les paiements sont faits en temps opportun et gérerez les tâches ad hoc au besoin.

Pour réussir dans ce rôle, vous travaillerez de près avec le (la) superviseur(e) des programmes d’incitatifs et pourrez formuler des suggestions d’amélioration potentielle du processus. Nous sommes à la recherche d’une personne motivée, avide d’apprendre et de contribuer activement au succès de l’organisation.

Activités principales

• Coordonner la réception de toutes les ententes de remise sur volume, et veiller à ce qu’elles soient signées et examinées.
• Relever les coordonnées manquantes des clients.
• Traiter et assigner un code aux propositions de remise dans le système, puis y saisir toute modification d’entente comme demandé par les comptables chargés des incitatifs pour les clients.
• Extraire les rapports du système de comptabilité et mettre à jour les rapports Excel mensuels, trimestriels et annuels sur les remises sur volume.
• Soutenir l’équipe en veillant à ce que tous les paiements en lien avec les remises sur volume soient faits en temps opportun, en fonction de la fréquence établie dans l’entente.
• Assurer une bonne collaboration avec le service des comptes fournisseurs et suggérer des améliorations du processus de paiement, au besoin.
• Déterminer et valider tous les emplacements des clients renseignés dans l’ensemble des divers programmes d’incitatifs.
• Effectuer toute autre tâche et tout autre projet demandé par le (la) superviseur(e) afin de soutenir l’équipe.

Connaissances et compétences nécessaires:

Scolarité et diplômes

• Diplôme ou certificat universitaire dans un domaine pertinent.

Compétences techniques et expérience

• 1 à 2 années d’expérience dans un domaine connexe (marketing, affaires juridiques, service à la clientèle, comptabilité, etc.).
• Maîtrise de l’anglais; connaissance du français, un atout.
• Maîtrise intermédiaire de Microsoft Excel, un atout.
• Expérience avec les programmes d’incitatifs pour les clients ou avec des clients importants, un atout.

Compétences

• Excellentes compétences interpersonnelles.
• Proactivité, motivation, débrouillardise et capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
• Excellent souci du détail requis.
• Flexibilité et adaptabilité aux circonstances changeantes.
• Solides compétences organisationnelles et multitâches.
• Capacité à créer un environnement de travail inclusif.
• Collaboration au sein de l’équipe.

Relations clés :

L’administrateur(trice) de contrats, programmes d’incitatifs, intervient directement et principalement en fournissant de l’information aux personnes suivantes ou en obtenant d’elles de l’information : le (la) superviseur(e) de la comptabilité pour les programmes d’incitatifs pour les clients, les comptables chargés des incitatifs pour les clients, le (la) gestionnaire des opérations comptables, les vérificateurs externes et internes, les autres comptables, l’équipe de planification et d’analyse financières, l’équipe fiscale, l’équipe de trésorerie, les analystes et gestionnaires de la fabrication et en établissement des coûts, le service de la paie, les comptes fournisseurs, les comptes débiteurs, l’équipe d’inventaire et de distribution, les ventes, le marketing, le service à la clientèle, la chaîne d’approvisionnement, l’équipe de l’approvisionnement et des achats, et les ressources humaines.

Conditions de travail

Ce poste implique principalement de travailler dans un environnement de bureau, avec la possibilité de collaborer et de communiquer régulièrement avec des collègues. Bien que le travail puisse nécessiter de travailler en position assise durant de longues périodes, nous encourageons les employés à prendre régulièrement des pauses et à accorder la priorité à leur santé et à leur bien-être. L’environnement de travail peut parfois être bruyant ou distrayant, mais nous nous efforçons de créer un espace de travail calme et propice à la concentration.

Dans le cadre de vos fonctions, vous aurez la possibilité de communiquer avec votre équipe en utilisant une variété de méthodes, notamment Microsoft Teams, Zoom, téléphone et courriel et prendre part à des discussions en personne. Vous aurez ainsi des possibilités d’interaction sociale et de réseautage.

De plus, le travail peut nécessiter la gestion de priorités changeantes, d’échéances, de précision, de quotas et de demandes contradictoires pouvant causer un certain niveau de tension mentale ou d’anxiété.

Cependant, notre équipe s’engage à créer un milieu de travail positif et inclusif où les employés peuvent s’épanouir, et nous offrons des ressources pour aider à gérer le stress et à maintenir un bon équilibre travail-vie personnelle.

Déplacements : L’employé(e) pourrait être appelé(e) à se rendre occasionnellement dans d’autres sites de IPEX.

IPEX fait tout son possible pour répondre aux besoins d’accommodement des personnes handicapées durant tout le processus d’entrevue et, sur demande, collaborera avec les candidats qualifiés pour leur offrir des mesures d’accommodement convenables de façon à prendre en compte leurs besoins en matière d’accessibilité découlant de leur handicap. Les candidats participant à toutes les étapes du processus de sélection en vue d’un emploi à IPEX peuvent demander des mesures d’accommodement. Pour faire une demande, veuillez communiquer avec les RH à HR@ipexna.com

IPEX is one of the North American leading providers of advanced plastic piping systems. Our mission is to shape a better tomorrow by connecting people with water and energy.

We currently have an exciting opportunity asa Coordinator-Incentive Programs.This role is based in our Verdun, Montreal office and reports to the Accounting Supervisor Customer Incentive Programs.

Do not miss the opportunity to join a diverse group of people-centric professionals, leaders with vision and rapid problem solvers, entrepreneurs in spirit and status quo-fighters!

Job Summary

As a Contract Administrator, you’ll help maintain client contact information as well as the rebate proposals. Additionally, you’ll ensure timely payments and handle ad hoc tasks as needed.

To be successful in this role, you'll work closely with the Incentive Supervisor and will be given the opportunity to share ideas for potential enhancements to the process. We're looking for someone motivated, eager to learn and to actively contribute to the success of our organization.

Principal Responsibilities

• Coordinate to receive all volume rebate agreements, signed and reviewed
• Identify missing client contact information
• Process and code new rebate proposals in the system as well as update the system with amended agreements as requested by the Customer Incentive Accountants.
• Extract reports from accounting system and update monthly/quarterly/annual volume rebate Excel reports
• Support the team in order that all volume rebate payments are performed in a timely fashion based on the frequency set up in the agreement
• Maintain a good relationship with the payables department and propose enhancements to the payment process as needed
• Identify and validate all the various client locations included in various incentive programs
• Any additional tasks and projects requested by the supervisor to assist the team

Qualifications & experience:

Education & Certificates

• Completion of college degree in any related field.

Technical Skills & Experience

• 1 to 2 years of experience in a related domain (marketing, legal, customer service, accounting, etc.).
• Proficiency in English, with knowledge of French is an asset.
• Intermediate with Microsoft Excel is a plus.
• Experience with client incentive programs or major accounts is a plus

Competencies

• Excellent interpersonal abilities.
• Known for being proactive, motivated, resourceful, and capable of working both independently and as part of a team.
• Meticulous attention to detail is essential.
• Flexibility and adaptability to changing circumstances.
• Strong organizational and multitasking abilities.
• Creating an inclusive work environment
• Collaborates within their own team

Key Relationships: 

The Contract Administrator, Customer Incentive deals directly and mainly by providing information or obtaining information from the following: Accounting Supervisor Customer Incentive Programs, Customer Incentives Accountants, Manager of Accounting Operations, External Auditors, Internal Auditors, other accountants, Financial Planning & Analysis team, the Tax team, the Treasury Team, the Manufacturing / Costing Analysts and Managers, Payroll, Accounts Payable, Accounts Receivable, Inventory/Distribution team, Sales, Marketing, Customer Service, Supply Chain, the procurement/purchasing team, and Human Resources.

Working Conditions:

This role primarily involves working in a professional corporate office environment, with the opportunity to collaborate and connect with colleagues on a regular basis. While the job may require extended periods of sitting, we encourage employees to take regular breaks and prioritize their health and well-being. At times, there may be loud sounds or distractions in the work environment, but we strive to create a calm and focused workspace.

In this role, you'll have the chance to communicate with your team using a variety of methods, including Microsoft Teams, Zoom, telephone, email, and in-person discussions. This can provide opportunities for social interaction and networking.

Additionally, the job may require managing changing work priorities, deadlines, accuracy, quotas, and conflicting demands, which can cause some level of mental tension or anxiety.

However, our team is committed to creating a supportive and inclusive workplace where employees can thrive, and we offer resources to help manage stress and maintain a healthy work-life balance.

Travel: Employees may need to occasionally visit other IPEX locations.

IPEX is committed to providing accommodations for people with disabilities throughout the recruitment process and, upon request, will work with qualified job applicants to provide suitable accommodation that considers the applicant’s accessibility needs due to disability. Accommodation requests are available to candidates taking part in all aspects of the selection process for IPEX jobs. To request an accommodation, please contact HR at HR@ipexna.com

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